ระบบบริการของหน่วยงาน พัฒนาขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และลดขั้นตอนการให้บริการของหน่วยงาน ร่วมกับกองกายภาพและสิ่งแวดล้อม โดยออกแบบและพัฒนาระบบให้สามารถใช้งานร่วมกันได้ทุกหน่วยงาน ภายใต้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ ERP ประกอบด้วยส่วนบันทึกคำขอใช้บริการ ส่วนการบริหารจัดการของหน่วยงาน ส่วนมอบหมายงานและรายงานผล โดยผู้ขอใช้บริการสามารถบันทึกยื่นคำขอใช้บริการผ่านระบบได้ และหน่วยงานผู้ให้บริการ สามารถพิจารณามอบหมายงานให้กับบุคลากร รายงานผลการดำเนินงาน บันทึกรายละเอียดข้อเสนอในการให้บริการและแนวทางการดำเนินการ โต้ตอบระหว่างผู้ให้บริการและผู้ขอใช้บริการ ตลอดจนการประเมินผลความพึงพอใจต่อการให้บริการของหน่วยงานในแต่ละรายการได้ ผู้พัฒนาระบบ คาดหวังเป็นอย่างยิ่งว่า ระบบบริการของหน่วยงาน จะเป็นประโยชน์ต่อมหาวิทยาลัยแม่โจ้ ในภาพรวม สู่การเป็นมหาวิทยาลัยอิเล็กทรอนิกส์ โดยสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ และลดขั้นตอนการให้บริการของหน่วยงาน ตามวัตถุประสงค์ของการพัฒนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุปกิจกรรม KM วันที่ 17 สิงหาคม 2564

ระบบบริการของหน่วยงาน

โดยนางสาวณัฐกฤตา โกมลนาค กองเทคโนโลยีดิจิทัล

ที่มาและความสำคัญ

           ระบบบริการของหน่วยงาน เป็นระบบที่พัฒนาภายใต้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ ERP เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และลดขั้นตอนการให้บริการของหน่วยงาน ร่วมกับกองกายภาพและสิ่งแวดล้อม จากเดิมที่ผู้ขอรับบริการจะต้องจัดทำบันทึกข้อความ เพื่อขอความอนุเคราะห์ใช้บริการ มายังหน่วยงานผู้ให้บริการ ถึงผู้อำนวยการ คณบดี หรือผู้บริหาร ตามลำดับขั้นตอนของงานสารบรรณ และให้หัวหน้างานพิจารณามอบหมายงานให้แก่บุคลากรภายในสังกัดของหน่วยงาน โดยผู้ขอใช้บริการจะสามารถติดตามเส้นทางการมอบหมายงานผ่านระบบเอกสารราชการ หรือติดต่อสอบถามไปยังหน่วยงานผู้ให้บริการโดยตรง และจะทราบความก้าวหน้าการให้บริการ เมื่อผู้ได้รับมอบหมายให้บริการ หรือผู้ขอใช้บริการได้ติดต่อประสานงานกันโดยตรงเท่านั้น

          ดังนั้นเพื่อให้การบริการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพ และลดขั้นตอนการให้บริการของหน่วยงาน โดยคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้พัฒนาระบบจึงวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาระบบบริการของหน่วยงาน ให้สามารถบันทึกคำขอใช้บริการผ่านระบบ โดยระบบบริการของหน่วยงานดังกล่าว สามารถแสดงผลการพิจารณามอบหมายงาน ตลอดจนการรายงานผลการให้บริการผ่านระบบได้ และผู้รับบริการสามารถประเมินความพึงพอใจต่อการให้บริการ (5 ระดับ) เพื่อให้หน่วยงานผู้ให้บริการนำผลการประเมินไปพัฒนาประสิทธิภาพการให้บริการต่อไปได้ โดยระบบบริการของหน่วยงาน มีหน้าจอเผยแพร่หน้าเว็บไซด์แสดงรายการคำขอใช้บริการ เพื่อให้หน่วยงานผู้ให้บริการและผู้ขอใช้บริการ สามารถตรวจสอบรายการคำขอ และติดตามผลการดำเนินงาน ผ่านระบบได้ทันที

วัตถุประสงค์การพัฒนาระบบ

          เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และลดขั้นตอนการให้บริการของหน่วยงาน

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

1. ผู้ขอใช้บริการสามารถติดตามการให้บริการได้โดยตรงผ่านระบบ
2. หน่วยงานให้บริการ สามารถตรวจเช็ครายการคำขอใช้ รายการคำขอใช้บริการที่ยังไม่ได้รับมอบหมายงาน รายการคำขอใช้บริการที่กำลังดำเนินการ และดำเนินการแล้วเสร็จ รวมถึงข้อเสนอโต้ตอบระหว่างหน่วยงานให้บริการและผู้ขอใช้บริการได้
3. หัวหน้างานให้บริการและผู้ได้รับมอบหมายงาน สามารถตรวจเช็ครายการให้บริการที่ได้รับมอบหมาย กำลังดำเนินการ และดำเนินการแล้วเสร็จ
4. หัวหน้างานให้บริการสามารถมอบหมายงานได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนระบบงานสารบรรณ
5. ผู้ได้รับมอบหมายให้บริการ สามารถรับงานได้ทันทีเมื่อหัวหน้างานกำหนดผู้รับผิดชอบงาน กรณีที่ผู้ขอรับบริการไม่ได้ระบุประเภทขอใช้บริการ หัวหน้างานให้บริการทุกงานสามารถมอบหมายงานให้กับผู้ปฏิบัติงานได้
6. ระบบจะอนุญาตให้แก้ไข กำหนดผู้ปฏิบัติงาน ได้เฉพาะผู้บันทึกข้อมูล ผู้ประสานงาน ผู้ขอใช้บริการ และหน่วยงานผู้ให้บริการเท่านั้น (หัวหน้างาน และบุคลากรในหน่วยงาน)
7. ระบบได้มีการอ้างอิงรายละเอียดข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถเปิดเผยได้จากฐานข้อมูล โดยอัตโนมัติ จึงลดเวลาการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล โดยกำหนดให้กรอกข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นต่อการให้บริการ
8. เมื่อผู้ใช้งานระบบล๊อกอินผ่าน ERP การลงชื่อผู้ขอใช้บริการ ผู้ประสานงาน การมอบหมายงาน การรายงานผลการดำเนินการ ระบบได้ตรวจสอบรายชื่อ และกำหนดเลือกให้อัตโนมัติ จึงลดเวลาในการค้นหารายชื่อตัวเอง

การแลกเปลี่ยนรู้ระบบบริการของหน่วยงาน

1. ตัวอย่างการให้บริการของกองกายภาพและสิ่งแวดล้อม

          ใช้งานระบบให้บริการของหน่วยงาน อย่างครบวงจร โดยในรายการคำขอที่มีการมอบหมายงานแล้ว สามารถพิมพ์รายละเอียดการให้บริการ การมอบหมายงาน สถานะการให้บริการ และข้อเสนอแนะ และในกรณีที่ยังไม่ได้มอบหมายงาน แสดงส่วนความเห็นของผู้อำนวยการกอง เพื่อมอบหมายให้หัวหน้างานพิจารณา

2. ตัวอย่างการให้บริการของกองวิเทศสัมพันธ์

          ใช้งานระบบในงานให้บริการหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษ ใช้ในการยื่นแบบคำขอรับบริการ ลดขั้นตอนการทำงานผ่านกองการเจ้าหน้าที่

องค์ความรู้จากการจัดกิจกรรม

1. ระบบออกแบบให้ทุกหน่วยงานสามารถใช้ร่วมกันได้ โดยออกแบบให้ยืดหยุ่น รองรับการให้บริการตามภารกิจ หรือตามโครงสร้างองค์กร และกำหนดหัวหน้างานตามงานที่ได้รับมอบหมายได้
2. การขอใช้ระบบบริการของหน่วยงาน ดำเนินการโดยยื่นแบบคำขอใช้งานระบบสารสนเทศ ของกองเทคโนโลยีดิจิทัล โดยระบุผู้ดูแลระบบประจำหน่วยงาน เพื่อจัดสรรสิทธิ์ในการเข้าระบบระบบ
3. ระบบบริการของหน่วยงานมีหน้าเผยแพร่สาธารณะ ที่สามารถแขวนหน้าเว็บไซด์ของหน่วยงานได้ ซึ่งสามารถใช้ตรวจสอบรายการคำขอ สถานะการให้บริการ ได้ โดยการเงื่อนกำหนดสถานะเสร็จสิ้นของงาน จะเป็นการกำหนดโดยหัวหน้างานหรือผู้ได้รับมอบหมายให้บริการ เพื่อเป็นการแสดงสถานะต่อการให้บริการให้แก่ผู้ขอใช้บริการทราบแต่ละขั้นตอน
4. ระบบบริการของหน่วยงานมีแบบประเมินความพึงพอใจของหน่วยงาน ทั้งแบบให้คะแนน ในระบบหรือแบบสอบถามมาตรฐานด้วยแบบสอบถามความพึงพอใจการให้บริการของหน่วยงานหรือแบบสอบถามที่ออกแบบเอง

การต่อยอดองค์ความรู้

1. การใช้งานระบบสู่นักศึกษา เพื่อให้เกิดการใช้งานที่ครอบคลุมการให้บริการในทุกกลุ่มเป้าหมาย

คลิปวิดีโอแนะนำระบบบริการของหน่วยงาน 

คู่มือผู้ใช้ระบบบริการของหน่วยงาน