การจัดทำหนังสือและเอกสารเกี่ยวกับการประชุม
โดยปกติ
- การกำหนดนัดหมายการประชุม
- หนังสือเชิญประชุม และหนังสือเชิญผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
- ระเบียบวาระการประชุม
- เอกสารการประชุมอื่นตามกฎหมายกฎ ระเบียบ และมติคณะรัฐมนตรี ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
รายงานการประชุม : การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุม ไว้เป็นหลักฐาน จัดทำตามแบบที่ ๑๑ ท้ายระเบียบ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
การจัดทำรายงานการประชุม
การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี
- จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ
- จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมด้วยมติ
- จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม
ผู้มาประชุม : ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม
ผู้ไม่มาประชุม : ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
ผู้เข้าร่วมประชุม : ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ิมิได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
เริ่มประชุมเวลา : ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม เริ่มประชุมเวลา ๐๙.๐๐ น.
เมื่อกรรมการมาครบองค์ประชุมแล้ว ประธานฯ ได้กล่าวเปิดการประชุมและดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุมดังต่อไปนี้
ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า ……………………………..……….…………………………………………..
มติ ที่ประชุมรับทราบ
หรือ
ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
ไม่มี
ระเบียบวาระที่ ๒ เรื่องการรับรองรายงานการประชุม...................................................
เมื่อวันที่............................................
ฝ่ายเลขานุการฯแจ้งว่า ตามที่ได้มีการประชุม...................................................................................
ครั้งที่ ..................... เมื่อวัน................................................................ ณ ……………………………………………….………………
……………………………………………………………………..………..……….… นั้น ฝ่ายเลขานุการฯได้จัดทำรายงานการประชุมแจ้งตามหนังสือ.............................................. ที่.................................. ลงวันที่..................................... ปรากฏว่า ผู้แทน............. ขอแก้ไขรายงานการประชุม ในหน้าที่ ๕ “....................................................” บรรทัดที่ ๙ จากข้อความ “.....................” เป็นข้อความ นอกจากนี้ไม่มีกรรมการท่านใดขอแก้ไขรายงานการประชุม แต่อย่างใด
มติ ที่ประชุมรับทราบและรับรองรายงานการประชุม....................................................
ครั้งที่ ..................... เมื่อวัน................................................................ ตามที่ได้มีการขอแก้ไขแล้ว
ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ
ฝ่ายเลขานุการฯ แจ้งว่า ........................................................................................................
ดังรายละเอียดปรากฎตามเอกสารหมายเลข ทร. ๑/๒๕๖๔
ประธานฯ กล่าวว่า...............................................................................................................
ผู้แทน.................. กล่าวว่า...................................................................................................
มติ ที่ประชุมรับทราบ
ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
ฝ่ายเลขานุการฯ แจ้งดังนี้
๑. ……………………………………………..………………………………………………………………..………
๒. ……………………………………………..…………………………………………………………..……………
ดังรายละเอียดปรากฎตามเอกสารหมายเลข พณ. ๒ - ๑/๒๕๖๔
ประธานฯ กล่าวว่า...............................................................................................................
ผู้แทน.................. กล่าวว่า...................................................................................................
เรื่องที่ ๒ …………………………………………………………………………………
เลขานุการฯ ………………. ชี้แจงว่า ………………………………………………………..…………………..
ผู้แทน ………………. เสนอว่า …………………….…………………………………………..…………………..
มติ ที่ประชุมพิจารณาแล้ว...........................................................................................
อนึ่ง คณะกรรมการ......................... มีข้อสังเกตว่า.......................................
ระเบียบวาระที่ ๕ เรื่องอื่น ๆ
เมื่อที่ประชุมได้พิจารณาตามระเบียบวาระการประชุมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ผู้แทน............
ได้เสนอให้ที่ประชุมพิจารณาเรื่อง/เกี่ยวกับ…………...……………………………….. ดังต่อไปนี้
๑. .…………………………………………………………………………………..………………………..………
๒. .…………………………………………………………………………………..………………………..………
ประธานฯ กล่าวว่า...............................................................................................................
ผู้แทน.................. กล่าวว่า...................................................................................................
ผู้แทน.................. ชี้แจงว่า.....................................................................................................
ผู้แทน............. ได้สอบถามผู้แทน...................ว่า ………………………………………………………….
มติ ที่ประชุมพิจารณาแล้ว...........................................................................................
และได้มอบหมายให้ฝ่ายเลขานุการฯ ไปพิจารณาดำเนินการ..........................................
ระเบียบวาระที่ ๕ เรื่องอื่น ๆ
ไม่มี
เลิกประชุมเวลา : ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม เลิกประชุมเวลา ๑๒.๐๐ น.
ผู้จดรายงานการประชุม : ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง) เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมาย ผู้จดรายงานการ
ประชุม
การรับรองรายงานการประชุม
อาจทำได้ ๓ วิธี
๑. รับรองในการประชุมครั้งนั้น : ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วน ให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุมอ่านสรุป มติให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
๒. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป : ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงานการประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
๓. รับรองโดยการแจ้งเวียน : ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไป ไม่ได้หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลในคณะกรรมการพิจารณารับรอง ภายในระยะเวลาที่กำหนด