การเขียนหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือผู้ที่ต้องทราบหนังสือนั้น หลักการเขียนหนังสือ ผู้เขียนจะต้องรู้และเข้าใจ แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและความมุ่งหมายที่จะทำหนังสือนั้น ๆ โดยตั้งหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องที่จะเขียนว่าอะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร แยกเป็นข้อ ๆ ไว้ การเขียนให้ “ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความประสงค์และข้อตกลง” ถ้ามีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากอ้างถึงกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องที่เป็นตัวอย่าง ต้องพยายามระบุให้ชัดเจน การเขียนหนังสือควรใช้ถ้อยคำที่กระชับเข้าใจง่าย ใช้คำธรรมดาที่ให้ความหมายชัดเจน ไม่ควรใช้สำนวนที่ไม่เหมาะสม ระมัดระวังในเรื่องอักขรวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง และที่สำคัญจะต้องระลึกเสมอว่าผู้รับหนังสือจะเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป การเขียนหนังสือราชการต้องมีเป้าหมายในการเขียนที่ชัดเจน ถูกต้องตามรูปแบบ เนื้อหากระชับ รัดกุม และมีมาตรฐานในการใช้ภาษา รวมทั้งมีความเป็นระเบียบสวยงาม ซึ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงประสิทธิภาพของหน่วยราชการนั้น ๆ ด้วย ขั้นตอนการเขียนหนังสือราชการ การเขียนหนังสือราชการเป็นกระบวนการเขียนที่เป็นขั้นตอน ผู้เขียนต้องมีความรู้ความเข้าใจและมีความรอบคอบ พิถีพิถันในการเขียน อาจสรุปขั้นตอนในการเขียนได้ ดังนี้ 1. ศึกษาข้อมูล การได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและช่วยให้ผู้เขียนสามารถกำหนดเป้าหมายและทิศทางการเขียนได้ดียิ่งขึ้น เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับความเป็นมาของเรื่องที่จะเขียน กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้ว เป็นต้น 2. รวบรวมความคิด การรวบรวมความคิด หมายถึงการนำเอาข้อมูลที่ได้ศึกษามาสรุป เพื่อให้เกิดความคิดที่ชัดเจนว่าจะเขียนไปในทิศทางใด ตรงกับเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ 3. รวบรวมประเด็นและจัดลำดับเนื้อหา หลังจากได้แนวคิดที่ชัดเจนแล้ว ขั้นนี้จึงเป็นการเลือกสรรข้อมูลมาสรุปเป็นประเด็น แล้วนำไปจัดลำดับเรียบเรียงเป็นเนื้อหา ให้มีความสัมพันธ์และสอดรับกับเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ 4. ลงมือเขียน เป็นขั้นลงมือปฏิบัติโดยให้เป็นไปตามแนวทางเขียนที่ได้จัดลำดับประเด็นและเรียบเรียงเนื้อหาไว้แล้ว การเขียนจะต้องพิจารณาถึง ส่วนประกอบของเนื้อหา ให้ครบทั้ง 3 ส่วน คือ ส่วนเหตุ ส่วนผล และสรุปความ นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงเรื่องของการใช้ภาษาในการเขียนอีกด้วย 5. ตรวจสอบและปรับปรุง เมื่อลงมือเขียนหนังสือราชการเรียบร้อยแล้วถือว่ายังไม่เสร็จสิ้นสมบูรณ์ จำเป็นต้องมีการตรวจสอบแก้ไข สิ่งที่ควรตรวจสอบมีดังนี้ 5.1 ตรวจสอบรูปแบบและส่วนประกอบให้ถูกต้องครบถ้วน และเป็นระเบียบสวยงาม 5.2 ตรวจสอบเนื้อหาว่าแต่ละส่วนประกอบ มีความถูกต้อง ชัดเจน บรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ 5.3 ตรวจสอบเกี่ยวกับการใช้ภาษาว่า ใช้คำ ประโยค เครื่องหมายวรรคตอน ย่อหน้าถูกต้องชัดเจนและเหมาะสมหรือไม่
URL สำหรับอ้างอิงถึงหน้านี้